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Dr.M.Z.

Astuces pour M.S. Office, Word, ... (Microsoft)
(c) Dr M. Ziadé, extraits de la Mini-Revue ''PC-Génie''

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N.B. L'excellent OpenOffice.org remplace gratuitement MS-Office.

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  • 1. Se méfier des fichiers informatiques

L'ingénieur aura TOUJOURS plusieurs copies de ses fichiers importants sur plusieurs supports physiques différents et éloignés (DVD, CD, ordinateur, disquette, clef USB, internet, papier, …).
Il existe des problèmes techniques ou informatiques (par exemple: virus, disques illisibles, pannes, chocs, eau).
Mais venant d'un
ingénieur, ces excuses (virus...) ne sont pas acceptables, car il faut savoir organiser les fichiers et leurs copies pour ne pas perdre son travail.

Conseil: Utiliser mail.yahoo.com pour s'auto-envoyer un fichier important (<10M).
(
You store the file by sending it to your e-mail address from your e-mail address.)

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  • 2. Orthographe

Le dictionnaire français de MS-Word permet d'éviter la plupart des fautes d'orthographe. Une fois ouvert le fichier ou un nouveau document, sélectionner l'ensemble du texte grâce au menu ''Edit-Select All'' (ou en tapant Ctrl-A au clavier), puis choisir la langue française grâce au menu ''Tools-Language-Set…-French standard-Ok'' ou bien ''Default''. S'assurer ensuite dans le menu ''Tools-Options-Spelling&Grammar'' que la case ''Check spelling…'' est bien cochée (c.-à-d. X), tandis que la case ''Hide spelling errors…'' n'est pas cochée (c.-à-d. que cette case est vide O). Alors les mots français non-reconnus par MS-Word seront soulignés en rouge à l'écran (ils ne seront pas soulignés par l'imprimante) et il est préférable de les vérifier dans un dictionnaire ''sur papier''.

Si le dictionnaire français n'est pas installé, alors MS-Word ne souligne pas en rouge à l'écran. Dans ce cas l'installation du dictionnaire français nécessite d'avoir le CD-ROM de MS-Word et d'utiliser le menu ''Start-Settings-Control Panel-Add/Remove Programs-Add … install'' puis suivre les instructions.

N'oublions pas que malgré ses avantages, un ordinateur NE REMPLACE PAS un humain. En particulier, la langue française de MS-Word n'est pas parfaite. Souvent l'autocorrection de l'orthographe faite par MS-Word n'est pas acceptable. Par exemple, MS-Word qui ne reconnaît pas le mot français ''amagnétique'' (c.-à-d. non-magnétique), propose de le remplacer par le mot ''magnétique''! Mais ce remplacement est un contresens qui montre que l'ordinateur ne réfléchit pas.

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  • 3. Grammaire

Après avoir sélectionné la langue française, et bien activé la vérification de l'orthographe (voir ci-dessus), s'assurer ensuite dans le menu ''Tools-Options-Spelling&Grammar'' de MS-Word que les deux cases ''Check grammar …'' sont cochées (c.-à-d. X), tandis que la case ''Hide grammatical errors…'' n'est pas cochée (c.-à-d. que cette case est vide O).

Une fois de plus, un ordinateur ne remplace pas un humain. En particulier, la grammaire française de MS-Word n'est pas parfaite. Souvent les suggestions proposées par MS-Word ne sont pas acceptables car elles modifient le sens voulu par l'auteur. Pour éviter les confusions de MS-Word, il suffit d'écrire la phrase avec d'autres mots ou d'une autre façon.

En pratique, il est préférable d'indiquer soi-même à MS-Word la langue utilisée, et de désactiver l'option ''AutoDetect language'' c.-à-d. l'enlever si elle existe.

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  • 4. Menu ''View''

Pour faciliter la visualisation de la mise en page dans MS-Word, activer dans le menu ''View'' le choix ''Page Layout'' puis le choix ''Ruler'' (règle), ainsi que le choix ''Zoom-Page width''.

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  • 5. Menu ''Format-Style''

Le menu ''Format-Style'' facilite les modifications du style des titres, des sous-titres, des paragraphes, etc.

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  • 6. Menu ''Tools-AutoCorrect''

Dans MS-Word en arabe ou en anglais, il est préférable dans le menu ''Tools-AutoCorrect'' de décocher (désactiver) la case ''Replace text as you type'' qui est gênante pour la langue française. Si cette autocorrection faite par MS-Word est active, alors certains mots français sont automatiquement remplacés par des mots anglais. Par exemple, MS-Word remplace automatiquement (sans demander) le mot français ''responsable'' par le mot anglais ''responsible''.

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  • 7. Conseils pour les accents et plus

Le Français dans WORD (cliquer ici)

(c) Dr M. Ziadé, extraits de la Mini-Revue ''PC-Génie''

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